A maioria das pessoas resolve seus assuntos por email.

Na verdade mais da metade do tráfego de internet deve-se ao transporte de emails entre os internautas.

Agora, o que muita gente ainda não percebeu ou não se preocupou é com o tempo que se perde pra procurar informações nesses mesmos emails.

Você já parou pra pensar nisso ?

Os serviços de webmail já pensaram e sugerem aos seus usuários diversas atitudes pra que esse tempo não seja perdido.

Para que no futuro evitemos isso, ofereço a todos algumas dicas simples, rápidas e fáceis:

  • Ao enviar um email indique o assunto da mensagem, será muito mais fácil para o destinatário saber do que se trata e te procurar depois. Quando precisamos procurar alguma informação não queremos ler todos os emais novamente simplesmente porque o assunto não está claro o suficiente.
  • Ao informar algo no email, seja claro e completo. Não queremos adivinhar a todo instante informações que já poderiam estar explícitas:
    • Email errado: Fulano ligou!
    • Email certo: Fulano ligou às __ querendo falar sobre __ e vc pode contactá-lo no numero __.
  • Cuidado com o tamanho do anexo que você está enviando. Se ele for muito grande seu email pode voltar e você perderá ainda mais tempo enviando-o novamente.
  • Cuidado com o formato do arquivo anexado. Há tanto lixo sendo enviado por aí que os servidores e gerenciadores colocam os mais diversos filtros para proteção do destinatário. Dessa maneira, o destinatário pode não receber o seu email
  • Use formatação HTML somente quando necessário. Se o email e a informação não puderem ser recebidos podem ocorrer problemas muito piores do que perder seu tempo.
    Além do mais estaríamos limitando o dispositivo de leitura, impossibilitando por exemplo, dele ser lido em dispositivos móveis, celulares, etc.
  • Lembre-se sempre de escolher a conta de email adequada. Senão, pode demorar até alguns dias para você perceber que a sua mensagem não foi enviada por estar utilizado uma conta de email interna da empresa, ao invés de usar uma externa.

Utilizando as atitudes acima, o destinatário de sua mensagem, poderá facilmente criar filtros específicos no seu cliente de email, de maneira a organizar, direcionar e simplificar o fluxo do próprio trabalho.

Exemplo:

Fulano recebe um email de Siclano dizendo o seguinte:

  • Beltrano ligou as 12:13 pedindo uma situação a respeito de Manutenção da placa XZeta

Fulano, inteligentemente, havia criado um filtro que, se tivesse a palavra “manutenção” e “pedindo”, iria pra caixa de “Verificar pendências de reparo”.
Dessa maneira ao chegar no trabalho, esta caixa vai estar marcada, e Fulano vai saber exatamente o que fazer independentemente do que há nela.

Bom, foi apenas um exemplo simples para que todos possam perceber a importância de um email bem escrito.

Lembrando que: é simples, rápido e vai ajudar muito pro futuro!