Você sabe qual a idéia fundamental da eficiência ?

A idéia fundamental da eficiência é realizar o máximo utilizando o mínimo de recursos.

Ou seja, evitar o desperdício de tudo quanto você utiliza pra realizar qualquer tarefa.

Bom… até aí nada de mais, pois esta é uma pergunta relativamente fácil de responder.

Mas, avaliando mais profundamente, você sabe dizer quais idéias estão presentes nesta simples frase? O que lhe vêm à mente quando alguém lhe diz que é pra evitar o desperdício ?

Desperdicio é um processo, e é caracterizado por pelo menos 3 fatores: o quê, onde e como! Além é claro de quem… mas esse é você, que está lendo esse artigo porque deseja ser mais eficiente.
O mundo não suporta desperdício.
Uma empresa, qualquer que seja, deseja ter, em seu corpo de colaboradores e funcionários, pessoas altamente produtivas.

Não há espaço para o preguiçoso! Exceto em repartições públicas! Mas isto é assunto pra outra hora.

Com o advento de novas tecnologias, que colocam o mundo online, os serviços deixam de ser 8h em horário comercial para ser full-time no globo todo.

E você, que é parte de tudo isso, não deseja desperdiçar seu tempo realizando tarefas inúteis que só servem pra gastar sua energia. Afinal de contas, você precisa dela pra curtir sua namorada, seus amigos, shows, cinemas, baladas, bares, esportes, ufa… tudo o mais que lhe divirta.

Bom, voltando ao assunto inicial.

O que há de importante nestes 3 pontos que é relevante saber pra diminuir o desperdício e aumentar a eficiência?

  1. O quê caracteriza o processo
    Se a tarefa que está sendo realizada está desperdiçando alguma coisa, você tem que saber o quê! Existem desperdícios de toda ordem: dinheiro, matéria-prima, ferramentas, pessoal, até mesmo intelectual.Para saber o que você deve checar é necessário que você tenha conhecimento aprofundado sobre o assunto e/ou contenha também alguns dados estatísticos. Com as informações reunidas você é será capaz de analizar e descobrir os pontos de gargalo do processo.
  2. Onde ocorre o processo
    Os fatores externos são tão importantes, ou mais, que os fatores internos. Identifique e anote todo e qualquer fator ambiental, circunstancial, físico que interfere no processo. Há algum item que você desconhecia? As condições estão adequadas? É possível modificar algo?
  3. Como o processo ocorre
    Processos e tarefas ocorrem sob a regência de determinadas leis. Podem ser leis lógicas, naturais (físicas, químicas, …), jurídicas, sociais, etc.Por isso, é necessário levantar o máximo de informações das leis “atuais” que governam a tarefa.Pode ser que antigamente não existiam recursos pra que ela fosse feita de outra maneira. O tempo faz evoluir algumas coisas… quem sabe você não tem a sorte de descobrir que, para sua tarefa, algo melhorou?Outo fator muito importante nesta questão é prioridade e ordem. Em certos processos, ao alterar a ordem que as tarefas são feitas é possível ter um ganho 20 vezes ou mais.

Showtime – Hora de agir

De posse das informações acimas é hora de por seu cérebro pra trabalhar. Computadores e planilha também são ótimas nessa hora desde que quem os utilize consiga extrair o melhor deles.

  1. Recursos:
    1. Os recursos utilizados são os mais adequados à tarefa ?
    2. Você conhece ou existem opções de custo melhor?
    3. As pessoas envolvidas já informaram algo a respeito ?
  2. Ferramentas:
    1. Existem ferramentas melhores?
    2. O preço é justo = são baratas ?
    3. É possível trocá-las?
  3. Funcionalidades e Tarefas:
    1. Você já utiliza todo o potencial que a ferramenta lhe proporciona?
    2. Existem programações ou configurações especiais?
    3. Não há funções novas que simplificam a tarefa?
    4. É possível programar ou automatizar alguma parte da tarefa?
    5. A ordem e prioridade das tarefas está certa?
  4. Integração
    1. Existem ferramentas auxiliares que auxiliam no processo e anteriormente não existiam ?
    2. É possível integrar outras partes para melhorar o processo?
    3. É possível terceirizar ?

Lembrete dos 3 passos de otimização:

  1. Conhecer
  2. Analisar
  3. Simplificar

Bom, estas são apenas algumas idéias de um campo vasto que é a otimização de processos, aumento de eficiência e controle de desperdício.

Com certeza há inúmeros pontos não abordados, mas espero proporcionar fontes renovadas deste conhecimento tão logo quanto possível.

Você tem alguma dica? Comente !